Le contexte : des voitures de fonction attribuées aux cadres et commerciaux
Une entreprise en croissance a équipé ses cadres dirigeants, commerciaux et responsables régionaux de voitures de fonction à usage mixte : déplacements professionnels en semaine et usage personnel autorisé le week-end.
Le manque de séparation claire entre les trajets pro et perso générait des litiges RH, des difficultés pour le calcul des avantages en nature et un manque de traçabilité sur l’utilisation réelle des véhicules.
Les besoins identifiés
- Distinguer clairement les trajets professionnels des trajets personnels
- Suivre l’activité de chaque conducteur, véhicule par véhicule
- Générer des rapports utiles pour la paie et les déclarations fiscales
- Prévenir les abus d’usage et optimiser les coûts kilométriques
- Respecter la vie privée tout en gardant un contrôle global
La solution mise en place
Les voitures de fonction ont été équipés de balises GPS connectées à un système de badge conducteur.
Chaque conducteur dispose de son propre identifiant, à activer avant chaque départ. En parallèle, un mode “vie privée” a été mis en place pour permettre aux collaborateurs de désactiver la géolocalisation lors des trajets personnels, tout en conservant une trace horaire.
Les gestionnaires reçoivent des rapports hebdomadaires avec le détail par conducteur :
- Temps de conduite
- Trajets empruntés
- Kilométrage et alertes éventuelles.
Les résultats observés
- +18 % de transparence sur les trajets pro/perso
- –12 % de consommation moyenne par véhicule
- Réduction des réclamations liées aux notes de frais
- Conformité assurée avec la législation fiscale
- Renforcement du climat de confiance entre RH et collaborateurs
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Voir aussi : Identification des conducteurs
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